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Firmen-E-Mail aufs Handy: IMAP oder POP3?

Die Antwort in zwei Sätzen

IMAP und POP3 sind zwei Verfahren, mit denen ein Gerät E-Mails aus deinem Postfach holt: POP3 nimmt die Mails mit und räumt den Server leer, IMAP lässt sie liegen und hält alle Geräte auf demselben Stand. Für einen Betrieb, in dem Büro und Baustelle dieselben Mails sehen müssen, ist IMAP fast immer die richtige Wahl.

Kurz erklärt

POP3 ist wie der tägliche Gang zum Postamt: Du holst den Brief ab und nimmst ihn mit nach Hause. Das Fach ist danach leer. Willst du den Brief später auf der Baustelle lesen, liegt er aber auf dem Schreibtisch im Büro.

IMAP ist wie ein Schließfach mit Glasscheibe. Deine Geräte schauen hinein, der Brief bleibt liegen. Liest, beantwortest oder löschst du eine Mail am Handy, passiert das im selben Moment auch auf dem Büro-PC. Ordner, Gelesen-Status und der Ordner „Gesendet“ sind überall gleich.

Dazu kommt ein dritter Begriff, der bei der Einrichtung auftaucht: SMTP. Das ist der Weg für ausgehende Mails. IMAP und POP3 holen, SMTP verschickt. Du brauchst deshalb immer zwei Serveradressen — eine für eingehende, eine für ausgehende Post.

Schritt für Schritt: Postfach auf dem Handy einrichten

Halte zuerst vier Angaben bereit. Du findest sie im Kundenmenü deines Anbieters unter „E-Mail“ oder in der Einrichtungsmail: die vollständige E-Mail-Adresse, das Passwort des Postfachs, den Namen des Posteingangsservers (meist imap.anbieter.de) und den des Postausgangsservers (meist smtp.anbieter.de).

iPhone, Apple Mail:

  1. Öffne Einstellungen und tippe auf Mail.
  2. Tippe auf Accounts, dann auf Account hinzufügen.
  3. Wähle ganz unten Andere und danach Mail-Account hinzufügen.
  4. Trage Name, E-Mail-Adresse und Passwort ein und tippe auf Weiter.
  5. Wähle oben den Reiter IMAP, nicht POP.
  6. Trage unter „Server für eintreffende E-Mails“ den Posteingangsserver ein, unter „Server für ausgehende E-Mails“ den Postausgangsserver. Benutzername und Passwort sind in beiden Blöcken dieselben.
  7. Tippe auf Sichern und schick dir zur Kontrolle eine Testmail.

Android, Gmail-App:

  1. Öffne die Gmail-App und tippe oben rechts auf dein Profilbild.
  2. Wähle Weiteres Konto hinzufügen.
  3. Wähle in der Liste Sonstige.
  4. Gib die E-Mail-Adresse ein und tippe auf Manuell einrichten.
  5. Wähle Personal (IMAP).
  6. Gib das Passwort ein, danach den Posteingangsserver. Achte darauf, dass als Sicherheitstyp SSL/TLS ausgewählt ist.
  7. Gib den Postausgangsserver ein, ebenfalls mit SSL/TLS, und lass „Anmeldung erforderlich“ aktiviert.
  8. Schließe die Einrichtung ab und schick dir eine Testmail.

Die häufigsten Fehler

Woran du merkst, dass etwas nicht stimmt

Ein rechtlicher Hinweis zu Werbemails

Sobald du dein Firmenpostfach für Werbung nutzt — Angebote an frühere Anfragende, einen Newsletter, Erinnerungen an fällige Wartungen —, gilt § 7 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb. Werbung per E-Mail ist danach grundsätzlich nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung des Empfängers zulässig. Es gibt eine eng gefasste Ausnahme für Bestandskunden: Wenn du die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf erhalten hast, für eigene ähnliche Leistungen wirbst, der Kunde nicht widersprochen hat und du bei Erhebung und in jeder Mail klar auf das Widerspruchsrecht hinweist. Wer das nicht einhält, riskiert eine Abmahnung. Der Sammelverteiler aus alten Angeboten ist deshalb keine gute Grundlage für einen Newsletter.

Häufige Fragen

Kann ich von POP3 auf IMAP wechseln, ohne Mails zu verlieren?

Ja, aber nicht durch bloßes Umstellen. Die per POP3 heruntergeladenen Mails liegen nur lokal auf dem Gerät. Richte das Postfach zusätzlich als IMAP ein und verschiebe die alten Mails im Mailprogramm per Kopieren in die neuen Ordner. Erst wenn alles oben angekommen ist, entfernst du das alte Konto.

Was mache ich, wenn das Postfach voll ist?

Zwei Wege. Kurzfristig: alte Mails mit großen Anhängen löschen, vor allem im Papierkorb und im Ordner „Gesendet“. Dauerhaft: beim Anbieter mehr Speicher für das Postfach buchen. Das kostet meist wenig und ist deutlich verlässlicher als regelmäßiges Aufräumen.

Ist eine kostenlose Adresse für den Betrieb in Ordnung?

Technisch funktioniert sie. Sie hat aber zwei praktische Nachteile: Du kannst den Absender nicht mit deiner Domain absichern, und beim Wechsel der Adresse verlierst du die Erreichbarkeit. Eine Adresse mit der eigenen Domain gehört zu jedem Hosting-Paket dazu.

Passend dazu

Quellen

Nicht belegbar: die genauen Serveradressen und Portnummern für deinen Anbieter. Sie unterscheiden sich von Hoster zu Hoster und stehen in dessen Hilfebereich. Übernimm sie von dort und nicht aus fremden Anleitungen.

Die Einrichtung ist in zwanzig Minuten erledigt, wenn die Zugangsdaten vorliegen. Wenn du mehrere Geräte und Mitarbeiter sauber aufsetzen willst, machen wir das auch — die Anleitung oben reicht aber für den Normalfall.

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